Wie ich meine E-Mails mit Apples Mail verwalte

Wie ich meine E-Mails mit Apples Mail verwalte

Die meisten Blogger nutzen zur Kommunikation hauptsächlich die beliebten E-Mails, welche ab einer bestimmten Menge sortiert und geordnet werden müssen.

Zu schnell kann es sonst vorkommen, dass man als Blogger zu viel Zeit mit Suchen und Sortieren verbringt und womöglich nur einer doppelten Arbeit nachgeht.

Wie ich E-Mails mit Apples Anwendung „Mail“ nutze und verwalte, stellt eich euch hier vor.

Bevor man mit der Strukturierung seines E-Mail-Faches beginnen kann, sollte man einige grundlegende Entscheidungen treffen. Wichtig ist z.B. der Servertyp.

So nutzen viele Blogger immer noch das bekanntere POP3, welches jedoch seine Nachteile hat, da hier lediglich das Empfangen von E-Mails angeboten wird, nicht jedoch das direkte Verwalten dieser.

Mit IMAP können Nutzer einfach und unkompliziert E-Mails mit z.B. der Anwendung Mail in Ordner bewegen, löschen oder Beantworten und hierbei eine permanente Synchronisation mit dem Server beobachten. Praktisch ist dies bei der Nutzung des E-Mail-Accounts auf mehreren Geräten.

Mit Mail eine Struktur finden

Die meisten werden ihre Anwendung für die Verwaltung von E-Mails nicht nur für die Bloggerei nutzen, sondern ebenfalls für private wenn nicht sogar auch noch berufliche Zwecke.

Als sehr praktisch erweisen sich Ordner, welche in dem E-Mail-Programm angelegt werden können. Einzelne Nachrichten können so nach Sinn und Zweck sortiert werden, um nicht nur Ordnung zu schaffen, sondern auch ein besseres Wiederfinden zu ermöglichen.

Eine mögliche Ordnerstruktur wäre folgende:

  • Arbeit
    • Arbeitsaufträge
    • Rundmails
  • Blogs
    • Blog 1
    • Blog 2
  • Privat
  • Web
    • Newsletter
    • Rechnungen vom Hoster
  • Archiv
    • Altes Projekt 1
    • Alter Blog 2

Bei der Struktur mit Ordnern können Blogger ruhig für jedes Projekt einen einzelnen Bereich anlegen. Ist dieses abgeschlossen, kann der Ordner einfach ins Archiv gelegt werden, wo er nicht stört und zudem bei Bedarf wieder aufgerufen werden kann.

E-Mails mit Regeln automatisieren

Viele Anwendungen für die Verwaltung von E-Mails bieten Filter an (Apples Mail „Regeln“), über welche einkommende E-Mails direkt nach bestimmten Kriterien gecheckt und bei Bedarf angepasst werden.

So können E-Mails direkt farblich markiert oder in einen bestimmten Ordner gelegt werden, was das lästige Sortieren der Nachrichten um einiges erleichtert.

Um die Verwaltung der E-Mail zu vereinfachen, sollte man diese Funktion nutzen und Filter für einzelne Postfächer anlegen. Diese Filter können mit folgenden Faktoren arbeiten:

  • Absender (z.B. Adresse vom Hoster -> ablegen im Ordner „Rechnungen vom Hoster)
  • Betreff (z.B. „Newsletter“ -> Ablegen im Ordner „Newsletter“)
  • Empfänger (z.B. E-Mail an E-Mail-Adresse von Blog 1 -> ablegen im Ordner „Blog 1“)

ToDo’s aus E-Mails erstellen

Immer wieder kommt es vor, dass E-Mails mit einer Aufgabe verbunden sind. Das Anlegen eines neuen Elements in einem Aufgabenplaner ist zwar recht praktisch, kann jedoch umgangen werden.

So nutze ich unter der Anwendung Mail von Apple die einfache Funktion „Markieren“ und habe mir ein intelligentes Postfach eingerichtet, welches alle markierten E-Mails anzeigt.

Erhalte ich nun eine E-Mail, die mit einer Aufgabe zusammenhängt, markiere ich diese kurz per Tastenkürzel (CMD+Umschalt+L) und kann sie später im intelligenten Postfach „To-Do“ wiederfinden.

Mögliche ToDo-Mails wären unter anderem folgende:

  • Kommentare  auf dem Blog
  • Neue Aufträge
  • Newsletter
  • Rechnungen (Bezahlen bzw. ausdrucken)

Warum die Arbeit mit der Vorbereitung lohnt

Zweifelsohne ist das Einrichten eines sortierten E-Mail-Faches nicht immer leicht und erfordert einiges an Zeit. Doch ist die Arbeit einmal gemacht, dürfte das tägliche Arbeiten mit E-Mails um einiges einfacher funktionieren.

Damit das eigene Home-Office auch neben dem E-Mail-Fach gut funktioniert, sollte man für den Notfall vorsorgen. Wie das funktionieren kann, lässt sich in „Home Office: Für den Notfall vorsorgen“ nachlesen.

© Bild: flickr / benjamin-nagel

9 Kommentare

  1. Hi Viktor,

    ein Thema, welches mich am Wochenende erst mehrere Stunden beschäftigt hat, weil ich mehrere tausende Mails aus den letzten Jahren sortieren wollte. :S Schwieriges Unterfangen, da ich hauptsächlich mit dem Webinterface von Googlemail gearbeitet habe und nun doch wieder auf Thunderbird umgestiegen bin, weil ich einfach zu viele eMail-Adressen habe und mich nicht ständig in jeden Account einloggen möchte….aber die Arbeit hat sich gelohnt und ähnlich wie Du, habe auch ich mir eine neue Struktur angeeignet, weil sonst einfach der Überblick flöten geht und die ein oder andere Mail sonst blöderweise einfach mal in den Weiten der Postfächer verschwindet.

    Danke für Deinen Artikel! Die Sache mit den automatisierten Regeln werde ich wahrscheinlich auch nochmal einsetzen!

    Viele Grüße
    Jasmina

  2. Was habe ich mich damit schon rumgeärgert …

    ich finde die Zeit sollte sich wirklich jeder nehmen der im Netz unterwegs ist, selbst wenn man täglich „nur“ etwa 10-20 Mails bekommt, ist eine vernünftige Struktur Gold wert.

    Gerade für „neu blogger“ ein sehr wichtiges Thema.

  3. Gebe dir absolut recht, dass Ordnung in den Mails und gut gewählte Filterregeln letztendlich sehr viel unnötige Arbeit ersparen.

    Ich bin sehr glücklich mit den Labels von GMail, sowohl im Job als auch privat. Habe zwei verschiedene Adressen und bei jeder die passenden Labels bzw. Ordner (in Mozilla Thunderbird).

    Auf Unterordner kann ich aufgrund der getrennten Konten für Job und Privat verzichten. Wichtig ist einfach, dass jeder die Struktur findet, die für ihn/sie persönlich passt.

    Liebe Grüße,
    Tanja

    PS: Wir starten bei uns am Blog am 21. Juni eine Serie zum Thema „Getting Things Done“. Vielleicht hast du ja Lust, deine E-Mail-Ordnung auch bei uns vorzustellen? Das würde uns sehr freuen!

  4. Sebastian

    Servus zusammen,

    um dem allgemeinen Konsens mal entgegen zu wirken und etwas Diskussion zu befruchten:-)

    Ich war auch immer ein „Email Sortierer“. Das einmalige Anlegen einer Struktur ist in meinen Augen nicht ein so grosses Problem. Auch helfen automatisierte Regeln, wenn man sie denn definieren kann. Viele Emails können leider nicht automatisiert verwaltet werden, da sie keine Möglichkeit bieten, Regeln zu formulieren. Dann entsteht Aufwand bei der Sortierung von Mails.
    Das Wiederfinden von Mails geht auch nur dann gut, wenn die Struktur in „einem Baum“ abgelegt werden kann und keine Mails in „zwei Ordner“ einsortiert werden müssten. Meine Mails erwiesen sich hier nur teilweise als geeignet.
    Ich habe vorherige Tage einen Artikel (leider weiss ich nicht mehr wo) über eine Studie gelesen, dass es am effizientesten ist, die Mails im Posteingang zu lassen und bei Bedarf mit Volltextsuche zu suchen. Dies liegt v.a. auch darin begründet, dass man in der Regel alte Mails nicht mehr benötigt. Dies entspricht auch meiner Erfahrung.
    Das „ToDo“ Tagging halte ich für eine sinnvolle Sache, habe ich bisher über „gelesen / ungelesen“ gelöst, da mein Client das nicht anders unterstützt hat.

    Viele Grüsse
    Sebastian

  5. @Tanja: Gerne, ich hab dir bereits eine E-Mail geschickt.
    @Sebastian: Die Studie würde ich gerne mal lesen. Doch denke ich, dass man dies nicht verallgemeinern kann – besonders bei Selbstständigen.
    In Vergangenheit hatte ich das Bezeichnen mit ToDo ebenfalls mit gelesen / ungelesen gelöst. Problematisch war jedoch, dass bei jedem Klick auf die E-Mail diese wieder als Gelesen markiert wurde.

  6. Sebastian

    Hi Viktor
    ich glaube das war der SPON-Artikel dazu: http://www.spiegel.de/karriere/berufsleben/0,1518,764737,00.html

    Darin ist auch die Studie verlinkt (http://people.ucsc.edu/~swhittak/papers/chi2011_refinding_email_camera_ready.pdf). Da ging es um „complex folders“ im Vergleich zu „Suche und Threading“.

    Wahrscheinlich liegt die Wahrheit in der Mitte 🙂

    Gruss
    Sebastian

  7. @ Viktor: Sehr genial. Ich hab dir schon zurückgeschrieben. 🙂

    @ Sebastian: Die Studie kenn ich auch, von einem Karrierebibel-Artikel (http://karrierebibel.de/sie-haben-post-horen-sie-auf-ihre-e-mails-zu-sortieren/#more-35944). Halt ich allerdings nicht viel davon. Ich hab früher im E-Mail-Wildwuchs gelebt und bin genau so verfahren, wie die Studie empfiehlt. Ergebnis: Viel Zeit für nichts. Ordner sind einfach, machen die Recherche zum Kinderspiel und halten mir den Posteingang frei für Wichtiges.

  8. Hallo,
    ich habe eine Frage zu Apple Mail:
    Wie kann ich die einzelnen Postfächer farbig markieren, um sie im Ordnerbaum schneller zu finden – z.B. mit der gleichen Farbe die die entsprechenden Termine in ical haben?

    LG Peter

  9. @Peter: Die Markeiterung von Ordnern ist meines Wissens nicht möglich. Aber man kann E-Mails mit Farben ausstatten (klappt gut über die Filter in den Einstellungen).
    Ich hoffe ich konnte helfen 🙂

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