Meine Tipps für ToDo-Listen im Alltag

Meine Tipps für ToDo-Listen im Alltag

Die ToDo-Liste findet sich heutzutage in zahlreichen Unternehmen sowie Privathaushalten ein, wo sie täglich für die unterschiedlichsten Projekte genutzt wird.

Auch bei mir dient sie als Gedächtnisstütze, durch welche ich den Arbeitsalltag besser planen kann.

Erst kürzlich las ich auf dem Blog beyond 9 to 5 über die Führung der ToDo-Liste. Hier veröffentlichte man einige praktische Tipps für den Umgang mit dem bekannten Zettel, welche mich auf die Idee brachten, auch von mir zu berichten.

Die Arten der ToDo-Liste kennenlernen

Es gibt unterschiedliche Vorstellungen von ToDo-Listen, wodurch diese in beinah jeder Situation praktisch verwendet werden kann. Finden kann man z.B. die zeitfreie Liste, welche Elemente ohne Termine beinhaltet. Aufgaben, die hier eingetragen wurden, lassen sich bequem irgendwann erledigen und dienen als Beschäftigung bei freier Zeit.

Auf der anderen Seite findet man die recht kurzlebigen befristeten Listen ein. Hier werden Aufgaben definiert, welche in einer bestimmten Zeit erledigt werden sollen. Finden kann man Listen für einen Arbeitsalltag, die Woche oder aber auch einen kompletten Monat, was sicherlich mit der Zeit zusammenhängen dürfte, die für die jeweiligen Aufgaben benötigt wird.

Zwischen den beiden Listenarten gibt es auch andere ToDo-Zettel, welche meist einen Mischmasch anbieten und sowohl für befristete sowie zeitfreie Aufgaben genutzt werden.

Warum es Sinn macht, Listen zu trennen

Auf den ersten Blick dürfte das Anlegen von mindestens zwei Listen mit den jeweiligen passenden Aufgaben als überflüssig angesehen werden. Beobachtet man jedoch die Auswirkungen, welche mit damit einherkommen, dürfte sich die Meinung vieler ändern.

Wer schon seit einiger Zeit im Home-Office arbeitet (Home-Office genießen: 5 Tipps für ein gemütliches Büro), wird die wertvolle Eigenschaft „Konzentration“ zu schätzen wissen. Hier geht es darum, sich voll und ganz auf eine Tätigkeit zu konzentrieren und dabei sämtliche ablenkende Videoclips, neue Artikel, Newsletter und Werbebanner auszublenden – soweit diese nicht zur eigentlichen Arbeit gehören.

Eine ToDo-Liste, welche mit Aufgaben für heute und irgendwann gefüllt ist, dürfte diese Konzentration nicht gerade fördern. Vielmehr werden die Nutzer der ToDo-Liste von den Aufgaben, welche in den nächsten Tagen gar nicht anstehen, jedoch trotzdem eingetragen sind, abgelenkt.

Passend dazu findet sich der Spruch „Aus den Augen, aus dem Sinn“ ein, welcher den Vorteil von getrennten Listen mit zeitfreien sowie befristeten Aufgaben erklärt.

Sinnvoll ist es daher, sich ruhig einige Liste anzulegen, welche sich von den Aufgaben her unterscheiden. Aussehen könnten diese z.B. so:

  • Privat
    • Heute / in dieser Woche
    • Bei Gelegenheit
  • Büro
    • Heute / diese Woche
    • Bei Gelegenheit

Wichtig ist es hierbei, immer wieder die zweite ToDo-Liste nach mittlerweile wichtigen Aufgaben zu überprüfen. Werden diese gefunden, können sie in die „Heute / diese Woche“ Liste übernommen werden.

Wie ich meine ToDo-Listen führe

Ich habe mir seit einiger Zeit ein festes Prinzip für die ToDo-Listen eingeführt, welche mir bisher gut im Alltag geholfen hat. Da es sich hierbei oft um mehrere Listen handelt, nutze ich die kostenlose Anwendung Evernote, welche das Anlegen von Notizbüchern und Notizen erlaubt.

Komfortabel ist an der Anwendung, dass angelegte Notizen sich kostenlos mit anderen Computern, auf denen Evernote ebenfalls vorhanden ist, abgleichen lassen. So kann ich Aufgaben von meinem Rechner sowie Notebook im Blick behalten.

In den einzelnen Notizen werden nun Aufgaben mit dem Check-Button angelegt, welche sich, sobald erledigt, abhaken lassen. Eingetragen werden hier sämtliche Aufgaben, welche ich für den jeweiligen Arbeitstag erledigen muss.

Vorteilhaft ist, dass sich in jeder Notiz die gesamten Aufgaben für Montag bis Freitag einfinden. Stelle ich z.B. am Mittwoch fest, dass ich das Vorgenommene bereits erreicht habe, kann ich für den nächsten Tag vorarbeiten und am nächsten Tag früher Schluss machen.

Neigt die Woche sich dem Ende zu, erstelle ich eine neue Notiz und füge hier die Aufgaben für die nächste Woche ein. Sollten während dieser Woche weitere Projekte anstehen, so können diese nachträglich ergänzt werden.

Sobald der Montag anbricht, wandert die Liste für die vergangene Woche in das Notizbuch „Archiv“, wo es bei Bedarf wieder hervorgeholt werden kann (Aus den Augen, aus dem Sinn).

Wer übrigens nicht möchte, dass die Aufgabenliste mit eventuell den Namen der jeweiligen Kunden an Server weitergeleitet wird, kann ein sogenanntes „Lokales Notizbuch“ anlegen, welches nicht synchronisiert wird. Alternativ kann man auch die Namen abkürzen (so wie ich es tue) und aus z.B. Viktor Peters „VP“ machen.

1 Kommentar

  1. Hi,
    freut mich, dass wir dich inspiriert haben. 🙂

    Sich nur heutige Aufgaben anzeigen zu lassen, ist wirklich praktisch. Remember the Milk und Wunderlist können das z.B. automatisch über Filter – eine gute Alternative für alle, denen Evernote zu umfangreich ist. Wenn man die Aufgaben mit einem Datum versieht, rutschen sie automatisch in die „Heute“-Liste nach. Aufgaben, die man nicht geschafft hat, kann man verschieben.

    Finde ich persönlich ganz praktisch, weil man sich das Kopieren erspart. Wenn man Evernote schon nutzt, machht es allerdings Sinn, das Tool auch für To Dos zu verwenden. Werd’s als Link bei unserem Beitrag hinzufügen.

    Liebe Grüße,
    Tanja

Trackbacks/Pingbacks

  1. GTD - [...] Ein guter Tipp von Zafenat ist übrigens auch Evernote – für [...]

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