6 Tipps für ToDo-Listen | Selbstmanagement im Home-Office

6 Tipps für ToDo-Listen | Selbstmanagement im Home-Office

Wer im Home-Office arbeitet wird schnell merken, dass der Tag ohne feste Strukturen schnell leer und ohne sinnvolle Beschäftigungen vorbeiziehen kann. Wenn vergessen wird, was alles noch eigentlich getan werden muss, rückt die Unterhaltung in den Vordergrund und die eigentliche Arbeit wird vergessen.

Damit dies nicht geschieht, arbeiten viele Selbstständige im Home-Office mit einer ToDo-Liste. Diese zu erstellen ist im Prinzip einfach, doch gibt es einige Punkte, durch welche man sie optimieren kann. 8 Tipps stelle ich hier vor.

1. Alles auf der ToDo-Liste aufschreiben

Eine ToDo-Liste lässt sich erst dann sinnvoll zum Selbstmanagement nutzen, wenn sie wirklich sämtliche Aufgaben enthält, die auch entstehen. Man sollte genau sein und jeden Griff und jede Handlung festhalten. Punkte, die scheinbar überflüssig sind können folgende sein:

  • Schreiben einer Mail
  • Aktualisieren der Plugins für den Blog
  • Leeren des Papierkorbes
  • Installieren eines Programmes
  • Ein Anruf
  • Das Nachsehen nach neuer Post

Wenn man sämtliche Aufgaben auf der ToDo-Liste festhält, erhält man eine bessere Übersicht über den Tag und kann erkennen, wie viele Aufgaben daneben eingetragen werden können.

2. Papier statt digital

Bei dem Aufschreiben der ToDo-Liste trennen sich die Meinungen. So sind manche überzeugt, dass das digitale Festhalten sinnvoller ist, da hier die Liste jederzeit aktualisiert werden kann. Andere sind davon überzeugt, dass Papier für die Arbeit im Home-Office voll ausreicht.

Sehen lässt sich, dass allein das Durchstreichen einer Aufgabe einen interessanten Effekt mit sich bringt. Den damit wird dem Körper signalisiert, dass eine Aufgabe erledigt ist. Vielen dient das Durchstreichen als zusätzliche Motivation, da gesehen werden kann, dass die Liste Stück für Stück an Größe verliert.

Ein weiterer Vorteil der Papier-Lösung ist, dass die ToDo-Liste so überschaubar bleibt und man eine Grenze für die Anzahl der Aufgaben erhält. Will man diesen Faktor bewusst nutzen, so kann man sich kleine Notizzettel anschaffen oder diese aus nicht mehr benötigtem Papier schneiden.

3. Abends alles festhalten

Eine ToDo-Liste kurz vor der Arbeit im Home-Office zu erstellen ist meist nicht sinnvoll. Denn schnell kann es passieren, dass man in der Hektik Aufgaben vergisst oder nicht im Blick behält, wie viel man eigentlich leisten kann.

Empfehlenswert ist das Erstellen am Abend vor dem nächsten Tag. Hier hat man genug Zeit und Ruhe, um einzelne Aufgaben einzutragen und dann am nächsten Morgen mit der Liste arbeiten zu können. Aufpassen sollte man dabei, dass man es weiterhin schafft, von der Arbeit abzuschalten.

4. Aufgaben sinnvoll bündeln

Eine ToDo-Liste lässt sich meist viel besser bearbeiten, wenn der Nutzer Aufgaben sinnvoll sortiert. So kann z.B. das Schreiben von E-Mails gebündelt werden, wodurch man nicht von Programm zu Programm wechseln muss, sondern im Schreibfluss mehrere Nachrichten verfasst.

Sortieren lassens ich, neben E-Mails, auch Telefonate, Rechnungen und ähnliche Aufgaben. Gesparrt wird dadurch Zeit und Konzentration, da man für längere Zeit in einem Bereich vertieft arbeiten kann.

5. Prioritäten setzen

Das Setzen von Prioritäten ist in einer ToDo-Liste, wie fast überall im Leben, der Schlüssel zum Erfolg. Denn manche Aufgaben müssen einfach dringender erledigt werden, als andere. Dazu gehören Aufträge, die in den nächsten Tagen abgeliefert werden müssen, ebenso Projekte, hinter denen ein wichtiger Kunde steht.

Wie wichtig eine Aufgabe ist lässt sich feststellen, indem man sich fragt, was passieren würde, wenn man diese heute nicht erledigen würde. Gäbe es Ärger mit dem Kunden? Würden wichtige Einnahmen wegfallen? Oder hätte man eigentlich gar keine Probleme?

Um Prioritäten zu erkennen, kann ein Textmarker auf der ToDo-Liste eingesetzt werden. Dieser hebt einzelne Aufgaben hervor.

6. Realistisch planen

Als letzten Tipp will ich die realistische Planung erwähnen. Zu oft kommt es vor, dass Arbeiter im Home-Office merken, dass Sie Ihre ToDo-Liste mit zu vielen Einträgen vollgepackt haben. Dies drückt nicht nur die Motivation herunter, sondern sorgt auch dafür, dass wichtige Aufgaben hängenbleiben oder Nachtschichten eingelegt werden müssen.

Vermeiden lässt sich dieses Problem, indem man die benötigte Zeit einplant. Dies funktioniert gut, indem man über mehrere Tage hinweg bestimmte Tätigkeiten mit der Stoppuhr festhält. So kann anschließend ermitteln, wie lange man im Durchschnitt für eine bestimmte Aufgabe benötigt. Mit diesen Werten lässt sich der Arbeitstag planen.

Was für Erfahrungen macht ihr mit der ToDo-Liste und welche Tipps könnt ihr anderen mitgeben? Hinterlasst eure Gedanken als Kommentar.

© Bild: flickr / cbowns

Einen Kommentar schreiben

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Get Adobe Flash player